KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB I
PENDAHULUAN
Banyak
organisasi yang ingin membangun sistem Informasi
Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi
ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara
lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana
organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang
tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi
manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang
sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh
personil yang terlibat.
Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.
a.
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem
Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana
sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi
Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya
dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya
berperan ganda.
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi
Manajemen adalah terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen di
koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di
proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya
untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang
diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara
efisien.
d. Sistem
Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. Sub-sistem dalam
Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga
kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang
lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data
diantara sub-sistem tersebut.
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi.
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
f.
Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. Sistem
Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan
produktivitas, antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas
rutin seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan
bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan
kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi
Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya
manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang
sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi
Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat.
Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Secara
teoritis, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem
Informasi Manajemen, namun dalam praktek agaknya menjadi
suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan
berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer.
II. PEMBAHASAN.
A. Unsur-unsur Sistem Informasi.
Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :
1. Menerima data sebagai masukan ( input)
2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output).
Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.
B. Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi.
Gambar diatas menunjukan sistem pengolahan data yang tugas utamanya memproses transaksi, khususnya pada tingkat operasional. Gambar tersebut menunjukan berbagai input transaksi yang berasal dari 2 (dua) sumber, yaitu: dari luar dan dalam organisasi. Dari luar organisasi artinya berasal dari: pelanggan dan supplier. Setiap peristiwa internal yang dicatat oleh sistem
informasi
dianggap sebagai transaksi internal, misalnya: pemakaian bahan untuk
pemrosesan, penyusutaan peralatan, perubahan alamat pegawai dan
lain-lain.
C. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi.
Setiap
organisasi memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian rupa
sehingga organisasi yang berhasil mencapai seluruh sasaran yang
telah ditetapkan, bahkan juga berhasil mempertahankan kelangsungan
hidupnya. Pada dasarnya setiap organisasi memiliki 3 (tiga) hingga 7
(tujuh) tugas utama yang disebut sebagai "faktor-faktor krisis
keberhasilan" (critical success faktors). Hal ini biasanya ditentukan
oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri dimana organisasi
merupakan bagian dari industri tersebut. Contoh tugas utama dari
organisasi adalah:1. Untuk pengendalian biaya, dimana jika biaya naik maka harga akan naik sehingga permintaan menurun.
2.
Dalam kasus untuk perusahaan yang membuat busana, rancangan
busana dan pengendalian persediaan menentukan keberhasilan suatu
produk. Bila persediaan berlebihan dan kemudian mode telah
berubah, akibatnya tidak bisa dijual dengan harga yang layak.
3.
Dalam kasus untuk perusahaan industri mobil, dimana selain
pengendalian biaya pruduksi maka tugas utamanya adalah: menjaga
hubungan baik dengan para penyalur, menjaga mutu dan kehandalan
serta hemat bahan bakar dari produk yang dihasilkan.
4.
Sebagian besar tugas utama bersifat silang fungsional misalnya
dalam penetapan harga produk. Harga produk dapat ditetapkan
dengan berbagai cara:
- mempertimbangkan biaya pruduksi- mempertimbangkan biaya administrasi
- mempertimbangkan harga dan kebijakan harga saingan.
Informasi
tersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya
berasal dari fungsi pemasaran, bahkan juga berasal dari luar
organisasi.
5. Dalam kasus untuk perusahaan padat
informasi; maka tugas utamanya adalah menetapkan dan menjaga sistem
informasi agar tetap berjalan baik.
Contoh dari perusahaan padat informasi ialah: perusahaan
penerbangan, dimana ketersediaan informasi sangat penting artinya bagi
pengelolaan tugas lainnya. Misalnya kasus diperusahaan penerbangan
yang tugas utama pembukuan penumpang dari masing-masing
penerbangan berlangsung di berbagai lokasi yang tersebar pada jarak
ribuan kilometer, diperlukan sistem informasi berkomputer untuk
menentukan status penerbangan serta untuk menetapkan pesanan tempat
duduk pada setiap penerbangan.
D. Integrasi Sistem Informasi
Pengintegrasian
sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem
Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu
dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya.
Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file
suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau
output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Secara
manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari
satu bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi
data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau
secara manual maka derajat integrasinya menjadi tinggi. Keuntungan
utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya harus
informsi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang
memerlukan waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi
yang relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat diperoleh bila
diperlukan.
Keuntungan
ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan
(mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan utama dari
sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang
tepat. Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah
sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan
(mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen
(bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang
memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk
membantu organisasi.
E. Interaksi antara Manajer dan Mesin.
Data
dari sebuah organisasi tidak akan menjadi informasi sebelum
dikomunikasikan dalam bentuk yang bermanfaat bagi personil
organisasi yang memerlukannya. Komunikasi ini berlangsung
dalam interaksi antara manajer/manusia dengan mesin/komputer.
Pengertian dari interaksi manajer dan komputer adalah dimana
sistem komputer memberikan informasi kepada
manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Ada
beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan dalam
Sistem Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi
manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer, sehingga manajer
dan komputer tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif.
Ada 2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer) yaitu :
1.
Sistem analis dan programer tidak (kurang) memiliki pemahaman
tentang proses manajemen organisasi, sehingga akhirnya tidak
mampu menjalin sistem informasi yang diperlukan organisasi.
2.
Ketidakmampuan untuk memahami cara berpikir manusia dalam memproses
data, dengan akibat bahwa hasil program komputer tidak memproses data
sebagaimana yang dikehendaki oleh manajer, sehingga tidak
mampu berkomunikasi efektif dengan manajer. Penilaian informasi adalah
bentuk lain interaksi antara manajer dan mesin, merupakan hal
yang biasa bagi tenaga teknisi dan administrasi untuk mengambil
data dari sistem komputer lewat terminal komputer, namun bagi
manajer hal demikian tidaklah biasa Manajer sering memerlukan
tambahan rincian tentang masalah khusus, seperti rincian tentang varian
anggaran untuk tenaga kerja pabrik.
Komunikasi manajer dan mesin yang lebih jauh adalah
interaksi berkesinambungan antara manajer dan file komputer. Seorang
manajer mungkin akan memulai berdialog dengan banyak
sistem komputer dengan memberitahukan jenis data khusus yang
dicari, misalnya data tentang umur produk. Komputer kemudian akan
menjawab dengan serangkaian pertanyaan yang mengarah pada data
tentang umur produk apa yang diperlukan, atau komputer mungkin
akan memberikan informasi umur produk yang telah ada dalam
sistem. Bentuk terakhir dari interaksi manajer dan mesin adalah
pelibatan rnanajer dalam perancang sistem informasi untuk digunakan
sendiri dengan cara menulis program komputer sederhana lewat terminal
mereka. Misalnya apabila penjualan disuatu wilayah meragukan karena
tidak adanya alasan, maka manajer pemasaran mungkin akan
menggunakan terminal komputernya untuk menulis beberapa program
perintah yang akan mengeluarkan data penjualan serta
menganalisisnya sesuai dengan kegiatan para wiraniaganya, jenis produk,
jenis pelanggan dengan tujuan untuk penyebab masalahnya. Kini
telah ada sistem perangkat lunak yang bersifat bahasa bertanya (Query
Language) yang dapat di tambahkan pada sebahagian besar komputer
sehingga memungkinkan jenis kegiatan manajerial yang demikian. “Jarak
Sosial" antara manajer dan sistem komputer juga merupakan masalah
interaksi manajer dan mesin. Memang akan ada jarak sosial
antara manajer dan mesin yang memiliki pola pikir pengalaman dan
titik kehidupan
yang
berbeda, dan ini akan menghambat komunikasi. Walau demikian
apabila manajer dan sistem komputer mencoba berkomunikasi, maka pihak
manajerlah yang harus melakukan upaya menyesuaikan diri,
yaitu dalam bentuk "percakapan" dengan komputer yang harus
dilakukan lewat format tertentu. Biasanya pedoman penggunaan (user
manual) komputer menawarkan bantuan teknis bagi manajer yang
memerlukannya untuk memahami hambatan komunikasi, tetapi hal
ini memerlukan waktu bagi manajer untuk berinteraksi dengan
sistem. "Tutorial" program komputer yang membantu dan mendidik
manajer dengan memberikan saran bermanfaat dalam bentuk koreksi
atas kesalahan (error) komunikasi akan dapat mengurangi jarak sosial.
Dimensi lain. dari masalah manajer dalam upaya berkomunikasi dengan
sistem komputer adalah bahwa manajer mengetahui informasi apa
yang diperlukan tetapi tidak mengetahui dimana lokasinya. Setelah
lewat beberapa kali pencarian yang menghabiskan waktu atas data
dalam sistem komputer, biasanya manajer akan berhenti mencoba
berinteraksi langsung dengan sistem. Keadaan demikian kini dapat
teratasi karena semakin banyak sistem yang membantu manajer
menemukan lokasi lnformasi yang diperlukannya. Kecenderungan utama
dalam pengembangan sistem tampaknya bermuara besar pada
kemudahan bagi manajer untuk berkomunikasi dengan komputer, yakni
penggunaan "bahasa produktivitas" yang seringkali juga disebut dengan
"bahasa non-prosedural" atau apabila digunakan manajer maka disebut
sebagai "bahasa penopang keputusan manajerial". Bahasa produktivitas
adalah bahasa komputer yang dikembangkan khusus, yang memungkinkan
peningkatan produktivitas pemrograman. Bahasa ini mudah dipelajari
dan diterima oleh manajer sebagai pengguna untuk keperluan
mereka. Menggunakan bahasa demikian akan membuat manajer mampu
berinteraksi secara efisien.
Bahasa produktivitas kini
menjadi "penjaga" dari era baru. Secara tradisional, program untuk
pengolahan gaji (payroll), akuntansi biaya dan lainlain telah
disiapkan dan dimodifikasi oleh programmer dalam departemen
pengolahan data. Tetapi dewasa ini, periode menunggu untuk
program baru serta penyesuaian (modifikasi) program seperti yang
diminta pengguna masih memerlukan waktu yang relatif lama, hal ini
disebabkan masih sedikitnya tenaga programmer yang terampil.
Alternatif yang banyak dipilih kelompok pengguna adalah
mengembangkan program aplikasi lewat cara menguasai bahasa
produktivitas, misalnya dengan jalan mengikuti pelatihan tentang
bagaimana menggunakan program yang bersangkutan.III. PENUTUP
Sistem
informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat
diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu
sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila
didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh
personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi
manajemen dan sumber keuangan yang memadai. Sistem informasi yang
melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional
dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga
kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali
dilayani oleh sistem penopang keputusan/decision support system
(DSS) yang didalamnya berisi model, database dan manajer yang
berinteraksi langsung. Integrasi sistem informasi merupakan salah satu
konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat
saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang
sesuai dengan keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi
akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat
integrasi sistem informasi yang mereka miliki.
Interaksi
antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan
mesin, yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling "berkomunikasi"
secara tradisional sistem komputer masih sering membuat para manajer
“frustasi”, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa
produktivitas, pelatihan (training), agaknya cukup membantu memecahkan
masalah ini.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B., Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob
Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984.
Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall
Inc, 1980.
Scott, George M., Principles of Management Information System, terjemahan
oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta,
1997.
Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition,
1990.
0 komentar:
Posting Komentar